Служебные поездки на корпоративных автомобилях
Содержание
Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Служебные поездки на корпоративных автомобилях». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.
Некоторые сотрудники периодически отправляются по заданию в другой город или регион. Но где они находятся в это время: в командировке или служебной поездке? Практика показывает, что путаница в определениях действительно существует.
Командировка и служебная поездка: разграничение понятий
Отметим, что служебные поездки могут быть для работодателей более удобными. Прежде всего, платить сотрудникам во время поездок надо в соответствии с окладом, а не по среднему заработку. Суточные платятся только, если человеку придется ночевать вне дома. Кроме того, не надо запрашивать письменное согласие сотрудника с семейными узами и готовить приказ о направлении в каждую поездку. Да и в табеле она обозначается обычными рабочими днями, избавляя вас от лишних хлопот. Но чтобы оценить эти выгоды, надо все четко регламентировать.
Оформление документов
Четкость указанной территории имеет одно важное назначение. При несчастном случае в дороге и внеплановой проверке ГИТ надо будет доказать, что происшествие связано с производством. Если вы это докажете, сотрудник или его родственники получат все положенные льготы и компенсации из ФСС. Нетрудно догадаться, что Фонд старается не признавать подобные случаи производственными и не выплачивать компенсации. Поэтому наличие всех документов, полностью и правильно заполненных, – это защита и вас, и ваших сотрудников.
Если работник на служебном автомобиле возит грузы или людей, при этом ни в трудовом договоре, ни в должностной инструкции про управление автомобилем ничего не сказано, то ему положена доплата за совмещение.
Разбираемся с доплатой за совмещение
“ Требование проводить медосмотры относится к транспортным компаниям, в штате которых есть водители. Если компания не ведет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, и должности водителей штатным расписанием не предусмотрены, то нет оснований и для медосмотров.
Предрейсовые медосмотры только для водителей
За отсутствие предрейсовых медосмотров водителей (которые работодатель проводит за свой сче инспектор ДПС может оштрафовать организацию на Также организацию может наказать и трудовая инспекция — привлечь к ответственности по ст. 5.27
Тем не менее, этот вариант будет оптимальным, если автомобиль используется директором предприятия в личных целях или одним из его учредителей – например, если изначально транспорт находился в собственности у данного лица и был переведен на баланс предприятия. В целом, особенности подобного механизма пользования служебным транспортом в индивидуальных целях могут быть следующими:
Точных рекомендаций в данном случае законодательством не предусмотрено, в отличие от использования личного автомобиля в служебных целях, для которого есть достаточное количество различных рабочих механизмов с прозрачным законодательным регулированием. Поэтому сейчас работодатели прибегают к нескольким отдельным методикам предоставления рабочего транспорта сотрудникам, к которым можно отнести:
Законы и нормативные акты, регулирующие использование служебного автомобиля в личных целях
Чтобы избежать подозрений и претензий со стороны налоговой службы и иных надзорных и контролирующих органов, рекомендуется заключать с работником полноценный договор безвозмездного пользования транспортом, с учетом обязанностей самого сотрудника. Таковые же обязанности должны быть продублированы и в положениях локальных нормативных актов или приказов предприятия.
5.3.5. Пользователь транспорта обязан представить в бухгалтерию компании финансовые документы о проведении технического обслуживания или ремонта (счет, заказ-наряд, счет-фактуру, акт выполненных работ). Пользователь несет ответственность за своевременное представление финансовых документов о проведенных работах.
1.1. Настоящие Правила разработаны с целью обеспечения надлежащего использования автотранспортных средств, которые являются собственностью ООО «ЗВЕЗДА» (далее — компании) и предоставляются работникам компании в пользование с целью содействия наиболее эффективному выполнению работниками должностных обязанностей.
Этапы разработки
Сейчас достаточно распространенным явлением в организациях в рамках соцпакета является предоставление служебного автомобиля сотруднику. Как правило, компании предоставляют корпоративный автомобиль работникам, занимающим определенные должности (директору по производству, финансовому директору и т.д.), либо сотрудникам, работа которых требует частых поездок к клиентам или партнерам (менеджеру по закупкам, менеджеру по продажам и т.д.).
Постоянно эти проблемы выскакивают. Но тут, как то налоговики, мне кажется, слишком строги, т.к. никто не спорит, документы должны быть, но у нас все-таки презумпция невиновности налогоплательщика, поэтому и тон письма должен быть другим. Например, должна присутствовать фраза «если во время налоговой проверки у налогового органа возникнут достаточные основания полагать, что служебный транспорт используется не по назначению и не в интересах организации».. Как то так, что ли..
Минфин: НДФЛ не начисляется, если служебный транспорт используется в интересах организации
При использовании сотрудниками организации автомобиля, принадлежащего организации, для служебных поездок у сотрудников не возникает дохода, облагаемого НДФЛ. Ведь транспортные услуги в таких случаях оказываются в интересах организации, а не налогоплательщиков — физлиц.
Как использовать авто фирмы и не попасть на НДФЛ
В 2022 году правительство приняло постановление о порядке определения нормативных затрат на обеспечение функций федеральных госорганов. Там, в частности, есть нормативы стоимости услуг связи и автомобиля, на котором может ездить министр, его замы, другие сотрудники. Так, для министра служебная машина не может стоить более 2,5 млн рублей, а машины для сотрудников – более 1 млн руб.
за отказ поехать в командировку работника (удаленного, офисного ) можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Осведомленность удаленного работника о поездке подтвердит электронная переписка (определения Московского городского суда от 10.03.2022 № 33-7396/2022, ВС Республики Татарстан от 19.03.2022 № 33-4049/2022).
На заметку:
Пока существовали командировочные удостоверения, п. 8 Положения № 749 обязывал работодателя вести учет работников, выбывающих (прибывающих) в командировку. Для этого Минздравсоцразвития России утвердило два журнала (приказ от 11.09.2009 № 739н; далее — Приказ № 739н). За них отвечал специально назначенный работник (п. 5 Порядка, утв. Приказом № 739н). Подобную обязанность также включали в должностную инструкцию.
Кстати
Когда документа из гостиницы или договора от собственника жилья нет, пригодится командировочное удостоверение, схожий с ним документ и даже служебная записка от работника. Но в любом случае документ должен содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия и убытия командированного работника (абз. 4 п. 7 Положения № 749).
Более того, оба депутата отметили, что если будет принято решение перевести государственных служащих со служебного транспорта на сервисы такси, то никаких специальных условий для чиновников быть не должно — ни специальных машин, ни специальных цен. При этом предполагается, что оплачивать расходы на поездки будет бюджет.
Член комитета Госдумы по транспорту и строительству, член фракции ЛДПР Алексей Старовойтов также согласен: такси — хорошая альтернатива. Он рассказал «360», что в служебном транспорте он проводит не больше 10 процентов всего времени, когда ему нужен автомобиль. Большая часть приходится на личный автомобиль, но и сервисами такси он пользуется значительно чаще, чем служебной машиной.
Все ради бюджета
Депутат Государственной думы Виталий Милонов тоже поддержал идею отказа от служебного транспорта, так как содержать автопарки со служебными автомобилями, платить за их обслуживание, страховку и многое другое слишком дорого, а необходимости в этом нет. Он отметил, что обычные депутаты, не занимающие высокие руководящие посты, не имеют собственного личного транспорта с личным водителем, а «ездят на такси, если надо». Разница от поездок простых людей в том, что депутатам после рабочих поездок на такси возмещают стоимость поездки.
Например, работодатель взял в аренду автомобиль сотрудника. В договоре определен размер арендной платы, но работник данных выплат не получал и обратился в суд с требованием об их взыскании. Суд первой инстанции удовлетворил требования работника. Однако апелляционная инстанция отменила это решение. Рассматривая жалобу, суд установил, что между сторонами фактически сложились правоотношения по использованию личного имущества в служебных целях, компенсация за использование имущества истца (автомобиля) выплачена ему в полном объеме. Согласно расчетным листкам и справкам по форме 2-НДФЛ работнику ежемесячно выплачивались заработная плата и компенсация за использование автомобиля. Кроме того, выяснилось, что автомобиль на протяжении всего времени находился у работника, он единолично осуществлял пользование транспортным средством, то есть фактически автомобиль ответчику не передавался. В полисе ОСАГО значится только работник, сведения об иных сотрудниках организации в страховой полис не вносились. Значит, фактически автомобиль в аренду не передавался. Следовательно, и арендная плата взыскана быть не может (Апелляционное определение Омского областного суда от 14.02.2022 по делу № 33-107/2022).
Минфин в Письме от 24.11.2022 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.
Страховые взносы и НДФЛ.
- на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива и смазочных материалов, указанным в методических рекомендациях (утверждены Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р), на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;
- на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов на основании дополнительного соглашения Сторон в каждом конкретном случае.
