Подотчетное Покупает Как Физлицо С 01072022 Списание Расходов

Не забудьте прописать сроки представления авансового отчета по подотчету, перечисленному на карту сотруднику — такой срок законодательно установлен только при выдаче наличного подотчета. Это необходимо, чтобы пресечь злоупотребления со стороны сотрудников.

Деньги под отчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту сотрудника (Письмо Минфина от 25.08.2022 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.

• служебную записку (если работник ездил в командировку на автомобиле), отчет (при осуществлении представительских расходов), иные необходимые пояснительные документы;
• приказ об удержании подотчетных сумм — он нужен, если подотчетник не сдал авансовый отчет и не вернул деньги (ст. 137 ТК РФ);
• уведомление (сообщение) и приказ о прощении подотчетного долга — оформляются в том случае, если работодателем принято решение не взыскивать с работника указанные суммы (п. 2 ст. 145 ГК РФ, п. 6 ст. 226 НК РФ).

К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы: товарные и кассовые чеки, билеты, товарные накладные, акты, квитанции такси, счета гостиницы и т. д. Если подотчетные расходы оплачены за счет полученных на карту средств, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте.

Выдача денег под отчет и контроль за их расходованием сопровождается оформлением целого комплекта документов. Что в него включается? Какие риски возникают при неверном оформлении подотчетных бумаг и как их снизить? В нашем материале вы найдете образцы этих документов, а также узнаете, повлияло ли новое Указание ЦБ РФ № 5348-У на порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами.

Расходы подотчетных лиц: НДС по кассовым чекам, выдача денег; задним; числом и отсутствие отчетов

• наименование покупателя (наименование организации, ФИО предпринимателя);
• ИНН покупателя (клиента);
• сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
• сумма акциза (если применимо);
• регистрационный номер таможенной декларации (если применимо).

Между тем, накапливать в течение продолжительного времени значительные долги по подотчетным средствам явно не стоит. Налоговики могут посчитать такие действия выплатой подотчетнику материального дохода и доначислить на подотчетные суммы НДФЛ и страховые взносы. Тогда отстаивать свою правоту организации придется в суде.

При отсутствии какого-либо из вышеуказанных реквизитов товарный чек не будет считаться надлежащим документальным подтверждением состоявшегося расчета. Соответственно, учесть расходы по такому чеку организация не сможет (письмо Минфина от 06.05.2022 № 03-11-06/2/26028).

Для компенсации сотрудник должен написать на имя руководителя организации соответствующее заявление (служебную записку) и приложить к нему отчет об израсходованных средствах и документы, подтверждающие осуществленные расходы. Такими документами могут выступать, в частности, накладные, кассовые и товарные чеки.

При этом отсутствие в чеке реквизитов покупателя не свидетельствует о его фиктивности. Такой чек подтверждает расходы на общих основаниях. Требование об обязательном указании в чеке реквизитов покупателя было введено в действие только с середины 2022 года. До этого момента доходы организаций без каких бы то ни было проблем подтверждались чеками, не содержащими данных реквизитов.

ПРИМЕР расчета материальной выгоды от КонсультантПлюс:
Работодатель 17 июня 20ХХ г. выдал работнику Петрову В.В. беспроцентный заем на сумму 150 000 руб. сроком на 12 месяцев. Ставка рефинансирования Банка России в течение этого периода. См.продолжение примера в К+, получив пробный демо-доступ бесплатно.

• провести в учете оприходование приобретенных материалов или оплату различных хозяйственных нужд;
• списать задолженность сотрудника по подотчетным суммам;
• учесть эти расходы в составе налоговой базы при расчете налога на прибыль (письмо УФНС по Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).

Для любого бухгалтера тема списания понесенных затрат без подтверждающих документов — тяжелая и изматывающая, поскольку действующим законодательством (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) не предусмотрено проведение неподтвержденных первичкой операций.

Чтобы списать задолженность с 71-го счета, можно переоформить ее как выданный компанией заем сотруднику, являющемуся подотчетником, составив договор займа (ст. 807 ГК РФ). Следует понимать, что данная мера решит проблему не сразу, поскольку растянет погашение долга во времени. К тому же пользование беспроцентным займом повлечет возникновение материальной выгоды сотрудника при экономии на процентах, которые бы пришлось выплачивать, если бы кредит оформлялся в любой кредитной организации (п. 2 ст. 212 НК РФ). На сумму материальной выгоды придется начислить НДФЛ в размере 35%.

Законодатель говорит однозначно: на произведенный расход должны быть представлены документы, подтверждающие его экономическую целесообразность. Если же подотчетным лицом утеряны документы, оправдывающие произведенные траты, последствия могут быть самыми неприятными, поскольку невозможно:

Минфин разъяснил, можно ли при УСН учесть расходы на товары для перепродажи, купленные через «подотчетника»

По общему правилу налогоплательщики, применяющие УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», вправе учесть расходы на приобретение товаров, предназначенных для перепродажи. Об этом сказано в подпункте 23 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. По мнению Минфина, это положение действует и в случае приобретения таких товаров через подотчетное лицо. Важно лишь правильно оформить эту операцию.

Прежде всего, у организации или ИП должны быть платежные документы, подтверждающие закупку товара. Как известно, «упрощенщики» ведут Книгу учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН. Ее форма и порядок заполнения утверждены приказом Минфина от 22.10.12 № 135н.

Кроме того, необходим документ, подтверждающий выдачу денег подотчетному лицу. Это расходный кассовый ордер 0310002, который оформляется согласно распорядительному документу организации или ИП, либо согласно письменному заявлению подотчетного лица (подп. 6.3 п. 6 указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). В свою очередь от подотчетного лица требуется авансовый отчет с приложенными к нему платежными документами, подтверждающими закупку товара.

В рассматриваемой ситуации продавец вообще не применяет ККТ. Законом на покупателя не возложена обязанность устанавливать, обязан ли продавец использовать ККТ и оформлять кассовые чеки. Однако список предусмотренных Федеральным законом № 54-ФЗ случаев-исключений, когда ККТ может не применяться, невелик. Например, без ККТ можно работать:

при торговле непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, при условии что торговля ведется не в магазинах, павильонах, киосках, палатках, автолавках, автомагазинах, автофургонах, помещениях контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых местах (п. 2 ст. 2);

Из статьи 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ[1] следует, что кассовым чеком является первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении ККТ. Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать кассовый чек, приведен в п. 1 ст. 4.7 указанного закона.

Если приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы оформлены с нарушением законодательства РФ, расходы по такому авансовому отчету не учитываются для целей налогообложения прибыли организации как не имеющие надлежащего документального подтверждения (письма Минфина РФ от 22.01.2022 № 03-03-06/1/3300, от 14.10.2022 № 03-03-06/1/78500).

На основании ч. 2, 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, и должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Как списать подотчет: налоговые риски и правила для директора

А как же взаимозачет, скажете вы? Не надо ничего никуда переводить — просто сочтемся. Этот способ мы считаем рискованным. Во-первых, ФНС любит движение живых денег — чтобы сразу видно, не фантомные миллионы перемещаются, а реальные. Во-вторых, — НДФЛ. Если у директора номинальная зарплата или вообще ее нет, то удерживать налог вы будете долго и упорно (если вообще получится), тут налоговая заволнуется — в отчетах показан большой начисленный доход, дивиденды, а налога не поступило!

Рассчитываем дивиденды — перечисляем, директор радуется балансу счета минут пять и потом переводит средства обратно (или снимает и вносит в кассу) — возвращает подотчет полностью или частично, если повезет, то еще что-то ему останется. И тут дебет с кредитом у бухгалтера полностью сойдется, только есть две проблемы:

Однако стоит обратить внимание — прощение долга означает, что организация не получит значительных средств, которые могла бы направить, например, на погашение долгов перед поставщиками и покрытие иных обязательств. Прощать долг, находясь на грани банкротства — вообще «юридическое самоубийство» — такую сделку 100% будут рассматривать под лупой, как управляющий в период банкротства, так и заинтересованные кредиторы и опять же 100% будут добиваться ее отмены.

Результаты нашей работы снижают общую налоговую нагрузку от 1,5 до 7 % к обороту и всегда устойчивы к любому виду налогового контроля. Также мы решаем и другие задачи, например: законное получение наличных, получение выплат учредителями, списание подотчёта, предупреждение налоговых рисков при дроблении и многое другое. Скажем сразу, оптимизируя налоги, мы используем законные методы и обеляем бизнес! Делаем всё доступно и безопасно.

1. При переводе денег физлицу банк сдерет комиссию. Причем, учитывая суммы под отчетом, явно не маленькую.
2. При переводе от директора, тому тоже придется заплатить комиссию. А если сначала директор снимет деньги со своего счета, а потом внесет на счет организации (это обязательно — почему расскажем дальше), то банк на вас просто обогатится.

• НДС принять к вычету можно только по счету-фактуре. Исключение — п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Особенности вычета НДС по покупкам в рознице Кодексом не предусмотрены.
• НДС нельзя принять в расходы в целях налога на прибыль, так как п. 2 ст. 170 НК РФ не предусматривает возможности учесть в стоимости товара (работы, услуги) НДС, предъявленный без счета-фактуры.

Организации, готовые спорить с налоговиками в суде, могут использовать аргументы Постановления Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 N 17718/07. В нем указано, что если при реализации в розницу продавец выдал покупателю чек ККТ установленной формы, он выполнил обязательства по выставлению счета-фактуры (п. 7 ст. 168 НК РФ). А значит, чек может заменить счет-фактуру в целях расчета НДС.

В каждой компании ведется работа с подотчетными лицами. От четкой организации и налаженного документооборота зависит сохранность средств предприятия и корректность признания расходов в целях налогообложения. Эта публикация поможет вам проверить, все ли вы учли в организации выдачи и учета подотчетных сумм.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу после командировки, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (абз. 2 п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У).

Кассовый чек будет считаться надлежаще оформленным, если он составлен не только в соответствии с требованиями Федерального закона 402-ФЗ, но имеет все реквизиты, указанные в ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (далее — Федеральный закон N 54-ФЗ).

Таким образом, учреждение вправе выдать даже 100 000 руб. под отчет на приобретение товаров, работ, услуг при осуществлении расчетов в рамках одного договора. Разумеется, на практике такие суммы редко выдаются под отчет работникам учреждения на хозяйственные нужды, как правило, подобные расчеты осуществляются в безналичном порядке.

• на выдачу заработной платы, осуществление иных выплат работникам (в том числе социального характера);
• на выплату стипендий;
• на оплату командировочных расходов;
• на оплату товаров, работ и услуг;
• на возврат ранее полученных наличных средств в оплату товаров, работ и услуг.

Согласно п. 4.4 Положения N 373-П денежные средства выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя, в котором должны быть указаны назначение аванса и срок, на который он выдается. Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции N 157н ).

Согласно п. 1.1 Положения N 373-П нормы документа распространяются на юридических лиц, которые ведут бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением Банка России). Кроме того, действие документа распространяется на юридических лиц, перешедших на УСНО, и физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

При использовании того или иного счета следует учитывать, каковы критерии отнесения нефинансового актива к основным средствам или материальным запасам. В соответствии с определением, приведенным в п. 38 Инструкции N 157н, к объектам основных средств относятся материальные объекты независимо от их стоимости со сроком полезного использования более 12 месяцев, находящиеся в эксплуатации, запасе, на консервации либо сданные в аренду. Следовательно, объектами основных средств являются стол, стул, тумбочка, принтер, сканер и другие объекты, стоимость которых не так значительна и которые могут использоваться учреждением в течение нескольких лет. В то же время отдельные виды материальных запасов могут иметь внушительную стоимость (например, бензопила, автомобильный двигатель и др.).

Покупка или компенсация? Оформляем правильно полученное от работника имущество

Итак, с подотчетными лицами все более или менее понятно: решение о принятии расходов остается за руководителем. Причем если бухгалтер не согласен с мнением директора, то имеет право написать служебную записку или попросить дать письменный приказ на принятие затрат, это обезопасит работника бухгалтерии от претензий проверяющих, штрафов и других кар от КоАП.

Совсем другое дело, когда компенсировать нужно какое-то имущество или его использование подрядчику (исполнителю) по договору ГПХ. Формально он не сотрудник фирмы и все затраты должен включать в стоимость своих услуг, если иное не указано в договоре. Смущает последняя фраза про «иное», правда? Как учесть такие выплаты, должен ли исполнитель подтвердить свои расходы и облагать ли их налогом и взносами?

Необходимо разделить размер вознаграждения и возмещения, лучше всего дополнительно установить норматив (например, в проценте к сумме договора). Если соблюсти все правила, не нужно будет облагать оплату НДФЛ и взносами, ведь исполнитель ничего не зарабатывает, а использованные материалы остаются в распоряжении заказчика.

• Траты были санкционированы непосредственным руководителем или другим должностным лицом, отвечающим за закуп? Да – возвращаемся к первому пункту и следуем тем же путем. Нет – требуем объяснительную, но работник вправе отказаться ее писать и просто представить авансовый отчет. Отказать нельзя, но не факт, что директор одобрит нежданную покупку.

Компенсирование относится к выплатам, необлагаемым ни НДФЛ, ни страховыми взносами, при условии что сумма была документально зафиксирована и доказана ее производственная необходимость. ФНС еще желает видеть обоснование расчета суммы. По авто он может включать:

Так, если работник потратил больше денег, чем выдано подотчет, в АО указывается перерасход. После утверждения АО руководителем организации перерасход выдается наличными по РКО или на банковскую карту. В последнем случае в поле «Назначение платежа» обязательно указать «Компенсация расходов по авансовому расчету № ___ от ____».

В этом случае в заявлении на выдачу денег, помимо указанной выше информации, необходимо указать реквизиты банковской карты. В платежном поручении в поле «Назначение платежа» указать, что перечисленные средства являются подотчетными (возможные формулировки: «Аванс на хозяйственные нужды», «Аванс на оплату командировочных расходов»).

Материал по теме Учет расчетов с подотчетными лицами Если работник потратил меньше, чем ему было выдано, в авансовом отчете отражается остаток, который надо вернуть предприятию в срок, указанный в заявлении о выдаче денег под отчет. Возврат денег также возможен в день выхода сотрудника на работу после командировки, отпуска или болезни, если срок, на который выданы деньги, истек в этот период. Если возврат осуществляется наличными, оформляется приходный кассовый ордер (ПКО), в котором:

Материал по теме Как вернуть подотчетные суммы на расчетный счет организации Подтверждением использования полученных денег по назначению является авансовый отчет (форма АО-1 унифицированная, постановление № 55, применяется организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений), срок составления которого устанавливается руководителем работодателя. До вступления в силу изменений в п. 6.3 указания 3210-У (введены 30.11.2022 указанием ЦБ № 5587-У) срок сдачи авансового отчета строго ограничивался тремя рабочими днями после дня, в который истекает срок выдачи денег, указанный в заявлении, или дня выхода на работу.

2. Оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2 (0310002), соблюдая следующие процедуры (пп. 4.2, 4.3, 6, 6.2 порядка): подписывает РКО главбух или иное лицо, имеющее право подписи кассовых документов, но после подписания РКО работником и выдачи ему денег из кассы.

Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет

Не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги подотчет, частью приказа об учетной политике. Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить же изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Согласно пункта 6.3. Указания ЦБ РФ № 3210-У для выдачи денежных средств работнику средства в подотчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. Расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП). Или письменному заявлению работника. Составленному в произвольной форме и содержащему надпись о сумме наличных денег и о сроке. На который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату выдача денежных средств под авансовый подотчет. Есть сроки выдачи денег под отчет. На что можно выдать деньги? Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели. Которые прописаны в заявлении или приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Деньги выдаются согласно распорядительного документа . При этом необходимо руководствоваться перечнем документов, отнесенных к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Которая включена в Общероссийский классификатор управленческой документации 0К 011-93.

Расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления в произвольном виде, которое приложите к кассовому ордеру. Принимайте заявление только если в нем есть:

• запись о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
• запись о сроке, на который выдаются наличные деньги;
• подпись руководителя;
• дата.

Это наличные деньги работнику на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП) или письменному заявлению подотчетного лица.

• в поле Способ отражения расходов по амортизации из справочника Способы отражения расходов следует выбрать способ или создать новый способ, указав счет затрат и аналитику, куда будут относиться расходы по амортизации объекта;
• в поле Срок полезного использования (в месяцах) следует указать срок в месяцах для целей бухгалтерского учета;
• остальные поля заполняются значениями по умолчанию.

Наименование товара включается в обязательные реквизиты кассового чека (ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации»). Поскольку на выдаваемом покупателю кассовом чеке указано наименование приобретенного товара, организация, осуществляющая розничную торговлю, не обязана выдавать товарный чек (письмо УФНС России по г. Москве от 26.04.2011 № 17-15/041152). Таким образом, приобретенные ТМЦ организация может принять к учету на основании авансового отчета и кассового чека. Для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль чека достаточно.

В «1С:Бухгалтерии 8» в документе Авансовый отчет на закладке Авансы следует указать документ списания с расчетного счета, которым было отражено получение сотрудником средств под отчет. Поступление ТМЦ регистрируется на закладке Товары. В табличной части следует указать реквизиты чека, наименование телефона, количество, стоимость, ставку НДС. Выделенная в чеке сумма НДС должна быть указана в поле НДС. Поскольку счет-фактура от поставщика не получен, то флаг СФ должен быть отключен. Поле Поставщик в отсутствие счета-фактуры можно не заполнять. Поскольку приобретаемый телефон удовлетворяет критериям основного средства (ОС) (п. 4 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н), то в поле Счет учета следует указать счет 08.04.1 «Приобретение компонентов основных средств». В поле Счет НДС следует указать счет 19.01 «НДС при приобретении основных средств».

Для приобретения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) организация может выдавать сотрудникам под отчет наличные денежные средства, а также перечислять подотчетные суммы на банковские карты, в том числе и на «зарплатные» карты (см. письма Минфина России от 25.08.2022 № 03-11-11/42288, от 21.07.2022 № 09-01-07/46781).

При проведении документа Авансовый отчет сумма НДС будет автоматически списана в дебет счета 91.02 «Прочие расходы» по статье Списание выделенного НДС на прочие расходы (эта статья является предопределенным элементом справочника Прочие доходы и расходы). В карточке статьи Списание выделенного НДС на прочие расходы флаг Принимается к налоговому учету отключен.

Если же физическое лицо не заявляет о себе, как о представителе организации (т.е. не имеет доверенности), то приобретение прослеживаемого товара оформляется в порядке, предусмотренном для договора розничной купли-продажи. В случае если приобретение происходит в интересах организации или ИП, то реализуемый товар необоснованно выбывает из прослеживаемости, что приводит к несоблюдению положения законодательства о национальной системе прослеживаемости.

• налогоплательщики НДС должны выставлять покупателям счета-фактуры с отражением реквизитов прослеживаемости (п. 1.1 ст. 169 НК РФ; пп. «в» п. 13 Положения о национальной системе прослеживаемости товаров, утв. постановлением Правительства РФ от 01.07.2022 № 1108, далее – Положения);
• участники оборота, применяющие специальные налоговые режимы (за исключением ЕСХН) или освобожденные от обязанностей НДС, должны формировать УПД с реквизитами прослеживаемости ( пп. «г» п. 13 Положения).

В то же время при реализации прослеживаемых товаров физическим лицам для личных, семейных, домашних и иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд, а также налогоплательщикам налога на профессиональный доход, счета-фактуры и УПД не оформляются, поскольку в этом случае товар выбывает из прослеживаемости (пп. 1 п. 1.1 ст. 169 НК РФ, пп. «в» п. 4, пп. «г» п. 13 Положения).

Если физическое лицо приобретает прослеживаемые товары, действуя в интересах организации, то его полномочия должны быть оформлены доверенностью (п. 1 ст. 185 ГК РФ). При наличии доверенности для дальнейшего учета реализуемых товаров в системе прослеживаемости продавец обязан выставить счет-фактуру или УПД в электронной форме, а покупатель – обеспечить получение этого документа (п. 1.2 ст. 169 НК РФ, пп. «э» п. 13 Положения).

Поэтому поручать приобретение прослеживаемых товаров подотчетному лицу необходимо только при наличии у него доверенности. Отметим, приобретение прослеживаемого товара через подотчетное лицо не освобождает покупателя от учета этого имущества в качестве прослеживаемого.

Как организовать расчеты с подотчетными лицами

Средства выдаются на определенные цели, например, на хозяйственные нужды компании, командировочные расходы или представительские расходы. Чтобы получить деньги, сотрудник готовит заявление, в котором указывается расчет требуемой суммы, назначение, планируемый срок использования денег. С 19.08.2022 на основании изменений, внесенных в Указания ЦБР № 3210-У, заявление предоставлять не обязательно. Для получения средств достаточно одного распоряжения руководителя. Но большинство бухгалтеров продолжают требовать с сотрудников заявление или пояснительную записку с расчетом, чтобы спланировать подотчетную сумму.

В первую очередь определите, на что потрачены деньги. Если на хозяйственные нужды учреждения (приобретение МЗ, ОС, ГСМ) или оплату командировочных расходов (суточные, проезд, проживание), то такие затраты принимаются к расчету налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в полной сумме. Исключение: траты на питание сотрудников в служебных поездках.

• дебет 0 208 00 560, кредит 0 201 34 610 — выдан аванс сотруднику под отчет;
• дебет 0 105 00 000, 0 302 00 000, 0 106 00 000, кредит 0 208 00 660 — приняты расходы подотчетника на соответствующие счета бухучета на основании авансового отчета и подтверждающих документов;
• дебет 0 201 34 510, кредит 0 208 00 660 — возвращен неиспользованный остаток.

На основании заявления издается приказ с указанием срока, на который выданы средства. По его истечению сотрудник обязан отчитаться: предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы. Форма авансового отчета для бюджетников (ОКУД 0310002) утверждена приказом Минфина № 52н. учреждение вправе использовать собственный бланк на основании закона № 402-ФЗ.

В некоммерческих организациях для учета применяется счет 71, расчеты с подотчетными лицами. Взаиморасчеты производятся в разрезе каждого лица. Корреспондирующий счет при выдаче денег: счет 50 «Касса», если выданы наличные денежные средства; счет 51 «Расчетный счет», если деньги переведены на банковскую карту работника.

Отражаем невозвращенный подотчет в бухучете

Чтобы у проверяющих не возникло сомнений в том, что деньги взяты под отчет, а не присвоены работником, рекомендуем установить в организации правила с ясными сроками представления отчета об израсходованных суммах. Причем к таким отчетам должны прилагаться подтверждающие первичные документы.

Чтобы вычесть невозвращенную сумму из зарплаты работника, нужно составить приказ об удержании. Оформляется он произвольно, подписывается руководителем. Сделать это нужно не позднее месяца с даты окончания срока возврата подотчетной суммы (ст. 137 ТК РФ). Если время упущено, возвращать деньги придется через суд.

Если списывается долг из-за невозможности взыскания (нет имущества, не нашли человека), то следует учесть его на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов», чтобы наблюдать за возможностью ее взыскания при стабилизации финансового положения должника. Списание долга в убыток из-за неплатежеспособности не является аннулированием дебиторки. Она должна отражаться за балансом в течение 5 лет с момента списания (п. 77 Положения).

Удерживать НДФЛ можно при перечислении зарплаты, но налог не должен быть больше половины заработка (п. 4 ст. 226 НК РФ). Если виновник уже уволился, ушел в декрет или невозможно удержать НДФЛ по иным причинам до конца года, то фирма до 1 марта следующего года должна письменно уведомить работника и свою налоговую инспекцию, что не может удержать налог, а также сообщить суммы дохода гражданина и предполагаемого налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Пример Секретарь ООО «Мираж» Иванова Н. Н. 3 августа 2022 года взяла подотчет 5 000 рублей на покупку бумаги сроком на 1 день. Отчитаться нужно в течение 3 дней с даты окончания срока выдачи — до 6 августа включительно. Девушка уложилась вовремя, сдала авансовый отчет и чеки на покупку бумаги. Оказалось, что потратила она не 5 000, а только 2 000 руб. Остальные 3 000 не вернула, но согласилась на удержание. Зарплата Ивановой за август — 25 000 руб. Значит, можно в этом месяце взять у нее: (25 000 — 25 000×13%) х 20% = 4 350 рублей. Но долг работницы меньше этой суммы — всего 3 000. Значит, бухгалтер удержит его полностью с зарплаты за август 2022 года.

Сотрудник не вернул подотчётную сумму – что делать в 1С: Бухгалтерии предприятия ред

Бухгалтеру приходиться самостоятельно решать, как быть с таким подотчетом. Ведь при проверке инспекторы могут выданные под отчёт деньги признать личным доходом директора и предъявить организации претензии по неудержанию НДФЛ и неначислению страховых взносов, попутно начислив пени и выставив штрафы. Судьи, вероятнее всего поддержат решение налоговой инспекции.

После получения согласия сотрудника на удержание задолженности из зарплаты, сумму долга можно перенести на счет 94 (если сумма будет возвращена сразу в полном объеме) или счет 73 (если будет удерживаться частями). Сделать это можно через документ «Операции, введенные вручную».

По сути получается, что сотрудник в течение трёх лет безвозмездно пользуется чужими денежными средствами (формально — подотчетными, а по сути — заемными), не получая при этом подлежащей налогообложению материальной выгоды. Наибольшие сомнения возникают, если выдача денежных средств под отчет с последующим списанием невозвращенных своевременно сумм носит не разовый, а систематический характер.

Выдача денежных средств под отчёт является неотъемлемой частью хозяйственной деятельности организации. В данной публикации мы рассмотрим такой острый и насущный вопрос, как невозврат подотчётной суммы: в каких случаях нужно удержать эти суммы с зарплаты сотрудника, в каких – простить, как это всё оформить в 1С: Бухгалтерии предприятия. Ведь очень часто налоговые органы предъявляют к расчётам с подотчётными лицами и оформлению подтверждающих документов немало претензий. Особенно, если сотрудник своевременно или вовсе не вернул подотчётную сумму. Кроме того, нередко под видом подотчётных сумм, выданных физическому лицу, скрываются иные выплаты, например, его вознаграждение, которое в результате необоснованно не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Обо всем этом и не только читайте далее.

После вынесения решения судом документы о взыскании направляются судебному приставу, который принимает меры по взысканию. И после того, как те не увенчались успехом, выносит постановление об окончании исполнительного производства. Далее бывший работодатель спишет долг.

Также в ходе разбирательств выяснилось, что компания B, по сути, была однодневкой. Фактически деятельность она не вела ввиду отсутствия на то необходимых ресурсов, да и сделок с ней на самом деле не было. Это ставило под сомнение факт получения ею денег от директора проверяемой фирмы. На ее расчетный счет плата не зачислялась.

Ситуация стара как мир: компания выдала работникам под отчет деньги, которые впоследствии не были возвращены и с которых НДФЛ в бюджет не исчислялся и не удерживался. Налоговики, считая, что расходование денег в интересах работодателя не подтверждено, доначислили НДФЛ. Возник конфликт интересов, который стороны пошли решать в суд. На чью сторону вставали судьи в этих спорах, вы узнаете из нашей подборки свежих судебных решений.

История о том, как фирма директора «с ног до головы» одевала. Директор на подотчетные средства в течение 3 лет приобретал для себя деловую одежду (брюки, сорочки, пальто, пиджак, куртку) и обувь. Но, в отличие от всех предыдущих историй, отчитывался о своих тратах как полагается: представлял авансовые отчеты и достоверную первичку к ним прилагал. На их основании бухгалтер компенсировал траты и НДФЛ не удерживал.

— руководитель организации-продавца, которому, по словам представителей проверяемой компании, были переданы деньги в счет оплаты товаров, работ, услуг, получить их просто не мог. Так как часть спорного периода он не располагал соответствующими полномочиями (был досрочно освобожден от должности руководителя), а часть — не мог просто физически этого сделать, поскольку умер;

История о документах, которые подписывал мистический директор контрагента. Налоговики включили подотчетные суммы, выданные директору (около 22,5 млн руб.), в его доход. Компания, ссылаясь на неистечение срока исковой давности взыскания указанной суммы, а также на наличие подтверждающих документов (имелись расходно-кассовые ордера, в которых была отметка о том, что деньги в счет оплаты получены контрагентом), пыталась это оспорить в суде .

Кейс № 1. При выездной проверке налоговый инспектор обнаружил, что руководитель компании получил в подотчет 30 млн руб., а главный бухгалтер — 9 млн руб. Денежные средства выдавали наличными или перечисляли на карту. Авансовые отчеты фактически были пустыми и присутствовали частично. Оправдание компании, что часть документов безвозвратно утеряли в огне котла, не устроило сначала налогового инспектора, а потом и судейский состав.

Особенно часто невозвратом сумм, выданных подотчет, грешат руководители. Они действуют по принципу «я тут главный, что хочу, то и делаю». Если со дня, когда сотрудник должен был отчитаться по подотчетным суммам, пройдет более трех лет — срок исковой давности, компании придется исчислить НДФЛ и взносы.

Суд указал, что при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных сумм, согласно ст. 210 НК РФ указанные денежные средства являются доходом подотчетного лица. Они подлежат включению в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц. Цена вопроса — 4,5 млн рублей в виде налога, пени, штрафа. При этом инспекция не посчитала доход связанным с трудовой деятельностью, а то бы еще и взносы доначислила.

С 1 января 2022 г. доначисленный в ходе проверки НДФЛ платит компания. Ранее НК РФ устанавливал правило, по которому такие суммы взыскивали с самого физлица. Теперь ситуация изменилась. Доначисленный НДФЛ перестал быть проблемой физлица и стал проблемой компании. Работодатель вправе взыскать налог с сотрудника регрессом, сославшись на факт совершения работником противоправных действий. Однако это непростое дело. Участниками историй с крупными суммами вряд ли будут рядовые менеджеры.

В 2022 г. можно использовать электронные чеки в качестве подтверждения расходов. Например, если закупку оформляли через Интернет и продавец прислал электронный чек, его необходимо распечатать и представить вместе с авансовым отчетом. На это указывает Минфин в письме от 21.04.2022 № 03—01—15/24307.

Деньги ООО: как выдать под отчёт

• Хозяйственные и производственные нужды: покупка товаров, работ, услуг для компании.
• Командировки: суточные, проезд, аренда, оформление виз и паспортов, сборы с путешественников.
• Представительские расходы: деловой обед, мероприятие для партнёров.

Допустим, в офисе закончилась бумага для принтера. Необязательно вести переговоры с поставщиком канцтоваров, заключать договор и перечислять деньги с расчётного счёта. Для покупки пары пачек бумаги выдайте деньги сотруднику. Он купит бумагу от своего имени и отчитается о расходах.

В приказе о выдаче подотчётных пропишите, по каким реквизитам перечислите деньги сотруднику. В назначении платежа укажите, что деньги выданы под отчёт и по какому приказу. ПКО и РКО оформлять не нужно. В остальном порядок выдачи подотчётных безналом такой же, как и наличными.

Если денег не хватило и сотрудник вложил свои, организация компенсирует расходы. При выдаче наличных оформите РКО. При переводе безналом создайте отдельную платежку. Не выдавайте компенсацию вместе с зарплатой, потому что в этом случае налоговая может доначислить налоги и взносы.

К подотчётным для директора относятся подозрительно: это популярный способ вывода денег из ООО. Налоговая может не дожидаться истечения срока исковой давности и начислить налоги. Юридически это неправильно: пока срок исковой давности не истёк, деньги не перешли в собственность сотрудника и не являются доходом. Но доказывать свою правоту придётся в суде.

Зачет расходов по чеку свыше 100 тысяч

Согласно п. 6 Указанию Банка РФ от 07.10.2013 N 3073-У:
наличные расчеты в валюте Российской Федерации и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 000 руб. по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов.

Добрый день,
Расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между индивидуальными предпринимателями, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей.

Если физическое лицо заявит, что является представителем организации (юридического лица) и действует по доверенности от организации, то возникает необходимость соблюдения лимита расчетов наличными в рамках одного договора – 100 тыс. рублей.
Если сотрудник организации приобретает товар за свои личные деньги, как обычное физическое лицо, и организация впоследствии возмещает ему понесенные расходы, то в этом случае, стоимость оплаты наличными может превышать 100 тыс. рублей, поскольку покупка совершена обычным физическим лицом. Кроме того, подотчетное лицо не обязано действовать как представитель организации при взаимоотношениях с третьими лицами, то есть, не обязан извещать эти третьи лица, что он является сотрудником той или иной организации при приобретении товаров в розничной торговле.

Поскольку в рассматриваемом случае, организация приобретает товары, которые планирует использовать в своей коммерческой деятельности, то расчет наличными в сумме, превышающей 100 тыс. рублей, в том числе, через подотчетное лицо, которое не заявило, что действует от имени организации по доверенности, несет в себе риски по признанию указанных расчетов нарушением кассовой дисциплины. При наличии правильно оформленных документов данные расходы принимаются к учету.

24 Апр 2022      yuristco         341      

Похожие записи
• 
  При Ипотеки На На Детей Что То Выплачиваеться
• 
  Льготы Для Рожениц Двойняшек 2022 Году
• 
  Мурманск Замена Роха По Истечении Срока 2022
• 
  Сколько Ждать После Размещения Плана Графика Заключить Контракт С Единственным Поставщиком