Авансовые отчеты как правильно вести в 2021

Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Авансовые отчеты как правильно вести в 2021». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.

Бухгалтеру. Когда бухгалтер получает отчет, то присваивает ему номер и ставит дату приема документа. Также он заполняет отрывную расписку о принятии отчета к проверке. В ней нужно написать ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдает подотчетнику.

Авансовый отчет — это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денег подотчетными лицами. Подотчетные — это сотрудники, которые получили деньги на хозяйственные нужды от работодателя. Они и составляют авансовый отчет.

Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет подтверждает расходы бизнеса в бухгалтерском и налоговом учете. Важно правильно оформить документ и подкрепить данные в нем чеками и накладными, чтобы у налоговой не было вопросов и повода доначислить налоги.

Второе – расчет наличными между организациями ограничен суммой в 100 тыс. руб. Подотчетникам можно выдавать и большие суммы, в данном случае компания не рассчитывается, а выдает свои деньги. Ограничение в 100 тыс. руб. должны соблюдать подотчетники, если покупают что-то в интересах компании. Ведь перед продавцом подотчетник выступает как представитель своей компании. Если лимит будет нарушен, налоговики могут оштрафовать организацию.

Правило 3. На какой срок выдавать подотчетные средства, компания решает самостоятельно. Этот срок указывают в приказе о выдаче подотчетных или в заявлении работника. Также можно составить локальный акт компании о подотчетных, где прописать все сроки для различных ситуаций.

Ограничения при выдаче под отчет в 2021 году

Правило 2. Выдать деньги под отчет можно либо по заявлению сотрудника, либо на основании распорядительного документа. Это может быть приказ, распоряжение или другой документ. Например, приказ о направлении сотрудника в командировку. Раньше выдать деньги под отчет можно было только на основании заявления сотрудника.

Для решения каких-либо производственных задач работодатель может выдать денежные средства своему работнику. Поскольку за эти денежные средства работнику нужно отчитаться, представив работодателю авансовый отчет, то считается, что они выданы под отчет.

Вам может понравиться =>  Алкоголь в орле до скольки

Кому можно выдавать суммы под отчет

Лица, получившие деньги под отчет, должны составить авансовый отчет на потраченные ими денежные суммы, а также предоставить первичные документы, доказывающие расходы. Это правило осталось без изменений.

Проверка бухгалтером авансового отчета

Неиспользованные подотчетные суммы должны быть возвращены работником в кассу предприятия. Однако если работник не вернул остаток неизрасходованных по сданному авансовому отчету средств, с 19.08.2021 это не служит основанием для невыдачи ему денег под очередные расходы.

Операции с наличными деньгами заносятся в кассовую книгу. Раньше записи в ней мог делать только кассир. Это правило тоже изменено. Записи может вносить любой сотрудник, которому руководитель поручил ведение книги.

Как оформить выдачу подотчетных средств

После совершения покупок сотрудник должен отчитаться по наличным расходам. Для этого составляется авансовый отчет. К нему прикрепляются подтверждающие документы: чеки, БСО, накладные и т.д. В некоторых случаях продавец выдает не бумажный, а электронный чек. Работник может распечатать и приложить такой чек к отчету. Если бухгалтера смущает такая распечатка, он может проверить подлинность чека на сайте ФНС.

Выдача подотчетных средств и авансовый отчет

Многие банки предлагают корпоративную карту, привязанную к расчетному счету организации. В этом случае средства не являются подотчетными, поскольку рассчитывается не работник, а организация. Работник выступает только временным держателем карты по доверенности. Не потребуется и авансовый отчет, поскольку выписку по операциям компания получит от банка.

Срок, на который организация выдает деньги подотчет устанавливается в индивидуальном порядке. Конкретный период времени следует закрепить в письменном заявлении. Руководство компании вправе установить ограничение по максимальному сроку, на который выдается подотчет.

Новые чеки по подотчету в 2021 году: онлайн видео

При направлении работника в командировку придется оформить приказ, либо иное распоряжение руководства о командировании. Для иных целей приказ теперь не обязателен. Но компания вправе оформить распоряжение на выдачу подотчетных средств.

Порядок выдачи и получения денег в подотчет в 2021 году

  1. Определяем цель, сумму и срок подотчета.
  2. Составляем письменное заявление на имя руководителя. Документ оформляют в произвольной форме. Главное, чтобы бумага не содержала размытых и не четких формулировок. Только конкретные цифры, задачи и сроки. Иначе у контролеров могут возникнуть вопросы.
  3. Получаем резолюцию. Необходимо согласовать подотчет с руководителем. Начальство рассмотрит обращение работника, оценит ситуацию и примет решение. Директор вправе отказать в авансе, или, например, может уменьшить сумму, если сочтет расходы завешенными. Также гендир вправе сократить срок выдачи подотчета. Например, если работник требует на закупку канцелярских товаров целую неделю. Начальник может сократить срок до трех рабочих дней.
  4. В бухгалтерии работнику выдаем денежные средства по согласованному заявлению. Деньги могут выдать из кассы наличными, кассир оформит расходный кассовый ордер. Подотчет можно перевести на банковскую карту сотрудника или на корпоративную карту. В таком случае, перевод оформляется платежным поручением.
  5. Работник расходует деньги на установленные цели, сохраняет все чеки, квитанции и БСО.
  6. По истечению трех дней с момента окончания срока выдачи подотчета работник подает в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы.
Вам может понравиться =>  Гарант косгу и квр 2021 обзор нововведений

Работнику бухгалтерии желательно внимательно проверять правильность заполнения авансового отчета, особое внимание обратить на документы, приложенные к отчету. Они должны быть оформлены соответствующим образом.

• сведения об организации, выдавшей деньги,
• сотруднике, их получившем,
• точная сумма средств,
• цели, на которые они были предназначены,
• здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Бланк авансового отчета 2021 года скачать

• наименование документа (например, «Квитанция за оплату гостиничных услуг»);
• номер, серия документа;
• название поставщика услуги (БСО при продаже товаров не составляются);
• ИНН, адрес поставщика;
• вид предоставленной услуги;
• сумма денежных средств в счет оплаты услуги;
• дата расчетов;
• должность, Ф.И.О. и личная подпись сотрудника поставщика, при наличии — печать.

С 1 июля 2021 года действуют новые правила для подотчетных лиц и оформления подотчетных документов. Это связано с изменениями в формировании чеков ККТ — в них появились дополнительные реквизиты. Также вышли из оборота типографские формы бланков строгой отчетности.

Как выдаются подотчетные средства

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2021 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.2021 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики. И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

Порядок выдачи подотчетных сумм

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Вам может понравиться =>  Выплаты на ребенка в чернобыльской зоне в 2021 году

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2021 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Раньше деньги выдавались по двум документам: заявление сотрудника и приказ руководителя. В письме от 06.09.2021 № 29-1-1-0Э/20642 чиновники Центробанка разъяснили, что одновременно оба документа не нужны. Достаточно оформить один документ на выбор руководства организации:

Кому можно давать подотчетные средства

Сначала ответим на один вопрос. Почему важно правильно оформлять выдачу подотчетных сумм? Если подотчет оформлен не по правилам, налоговики посчитают деньги не подотчетными средствами, а доходом работника. Они начислят НДФЛ и страховые взносы. Но это еще не все. Чеки, которые принесет подотчетник, нельзя будет учесть в расходах. Следовательно, на выданную сумму начислится еще и налог на прибыль.

Как оформить выдачу подотчетных средств

Если принято решение о выдаче наличных по заявлениям работников, целесообразно разработать шаблон. Важно, чтобы этот документ содержал необходимую информацию: для чего необходимы деньги, в каком размере, и в какой срок работник предоставит отчет. Заявление оформляется по обычным правилам:

Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Авансовый отчет передается в бухгалтерию, где он проверяется, далее его утверждает руководитель организации и производится окончательный денежный расчет с работником организации в срок, установленный в ЛНА или приказом.

Срок проверки, утверждения авансового отчета и окончательного расчета с работником организации

Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ-инструкция по составлению авансового отчета, так и раздел в положении о документообороте в организации.

Adblock
detector