Служебный автомобиль использовать по должности какие документы
Содержание
Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Служебный автомобиль использовать по должности какие документы». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.
Если работник выполняет, помимо своих основных обязанностей, предусмотренных трудовым договором или должностной инструкцией, дополнительные обязанности водителя, которые в трудовом договоре не указаны, то имеет место совмещение профессий (должностей), за которое работнику положена доплат
Разбираемся с доплатой за совмещение
Ситуация, когда компания предоставляет своим сотрудникам, которые не являются водителями, в пользование служебные машины, достаточно распространенная. Автомобиль может быть передан, например, руководителю или работникам, чья работа носит разъездной характер (торговому представителю, менеджеру по закупкам).
Нужны ли доплаты и медосмотры
Что касается доплат работникам, которым предоставлен служебный транспорт, то ситуация такая. Если в трудовом договоре (должностной инструкции) сказано, что работник использует автомобиль для выполнения своей трудовой функции, то дополнительная оплата за это ему не положена. Ведь, подписав договор, работник тем самым подтвердил, что согласен с его условиями.
Таким образом, сотрудникам предоставляют законное право осуществлять на машине не только рабочие поездки, но и частные в нерабочее время и на выходных. При правильном юридическом оформлении документов, нет никакой разницы, для каких целей используется автомобиль, если частная эксплуатация регулируется актами приема-передачи.
- порядок компенсирования топливных расходов и их оплаты сотрудником;
- мониторинг пробега машины;
- аспекты возможностей для использования машины в свободное от работы время;
- порядок предоставление отчетов о результатах эксплуатации автомобиля.
Договор безвозмездного пользования
В случае с использованием автомобиля в личных целях путем договора безвозмездного пользования или аренды тс без экипажа право работника на управление автомобилем может быть закреплено в трудовом договоре при официальном трудоустройстве.
Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.
При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, как и обязательства по страхованию транспортного средства несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например приобретение ГСМ, оплачивает арендатор, т.е. организация.
Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)
Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.
Сейчас достаточно распространенным явлением в организациях в рамках соцпакета является предоставление служебного автомобиля сотруднику. Как правило, компании предоставляют корпоративный автомобиль работникам, занимающим определенные должности (директору по производству, финансовому директору и т.д.), либо сотрудникам, работа которых требует частых поездок к клиентам или партнерам (менеджеру по закупкам, менеджеру по продажам и т.д.).
Этапы разработки
Во многих компаниях работники получают в пользование служебный автомобиль, правила пользования которым регулируются порядком получения автомобиля работниками. Здесь же должны быть прописаны условия его эксплуатации, возмещение расходов на техническое обслуживание, представление отчетности.
Структура правил
Предоставляемый автомобиль может быть приобретен компанией в свою собственность либо использоваться на условиях аренды или лизинга. Работники при этом получают доверенность от компании на управление автомобилем.
Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).
Нужно ли компенсировать расходы сотруднику, который использует для работы автомобиль и управляет им на основании доверенности?
– выплату, связанную с возмещением расходов, – не позднее трех рабочих дней с даты утверждения предоставленного И. И. Ивановым отчета, в котором отражена информация о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходах на приобретение горюче-смазочных материалов.
Страховые взносы и НДФЛ.
5.6. Компенсация за использование транспортного средства в служебных целях выплачивается в последний день месяца за текущий месяц использования, а возмещение расходов производится не позднее трех рабочих дней с даты утверждения Работодателем отчета Работника».
В законодательстве четко указано, что на транспорт, чье движение регулируется отдельным субъектом хозяйствования, в обязательном порядке должен быть оформлен путевой лист. Также у водителя, осуществляющего движения, должны быть все необходимые документы: права, удостоверение личности и медицинская книга.
Путевой лист не обязательно оформлять на один день. Многие юридические лица с целью избежания бумажной волокиты оформляют его на более длительные сроки, например, на неделю или даже на месяц. Законом это разрешено, поэтому привлекать к административной ответственности ни сотрудника, ни работодателя никто не будет.
Договор безвозмездного пользования
Оформление взаимоотношений по договору аренды. С юридической точки зрения этот способ самый простой и надежный. Также он подразумевает внедрение отдельных схем эксплуатации машины, что в свою очередь снижает расходы на бюрократические издержки.
4.18. Выпуск автомобилей на линию без путевого листа запрещен. Контроль за соблюдением требований по оформлению, ведению путевых листов, своевременность и точность всех записей в них осуществляется должностными лицами отдела эксплуатации ФГУ УМиАТ ФСИН России.
5.2.1. Работник сообщает следующие сведения об автотранспортном средстве:
автотранспортное средство принадлежит ФГУ УМиАТ ФСИН России, адрес стоянки: г.Москва, 1-й Вязовский проезд, дом 5-а;
место учета всех автотранспортных средств — МОГТОР АМТС УГИБДД ГУВД г.Москвы.
5. Порядок оформления дорожно-транспортных происшествий
4.11. Приняв автомобиль, водитель производит контрольный осмотр и ежедневное обслуживание (проверяет уровень охлаждающей и тормозной жидкостей, жидкости в бачке омывателя стекол, уровень электролита в аккумуляторной батарее, давление в шинах и т.д.).
- Полный спектр гарантий со стороны работника о сохранности автомобиля и его личной ответственности за его обслуживание.
- Необходимость уплаты дополнительных налогов за полученные от аренды доходы.
- Наилучшая в сравнении с любыми другими способами правовая база, обеспечивающая использование служебного автомобиля в личных целях.
Оформление аренды служебного автомобиля на работника
Точных рекомендаций в данном случае законодательством не предусмотрено, в отличие от использования личного автомобиля в служебных целях, для которого есть достаточное количество различных рабочих механизмов с прозрачным законодательным регулированием. Поэтому сейчас работодатели прибегают к нескольким отдельным методикам предоставления рабочего транспорта сотрудникам, к которым можно отнести:
Законы и нормативные акты, регулирующие использование служебного автомобиля в личных целях
- Уменьшение затрат каждой из сторон.
- Отсутствие строгого правового регулирования.
- Наличие рисков привлечения к ответственности в связи с несовершенством правовой базы.
- Использование служебного автомобиля в личных целях по доверенности
- блок, отражающий факт утверждения документа руководителем предприятия с указанием даты утверждения;
- раздел об общих положениях инструкции;
- раздел, где определяются должностные обязанности работника;
- раздел, фиксирующий права работника;
- раздел, устанавливающий порядок несения работником ответственности.
- что водитель служебного легкового автомобиля — сотрудник, являющийся техническим исполнителем;
- что водитель назначается на должность и освобождается от нее личным приказом руководителя фирмы;
- перечень лиц, которым непосредственно подчиняется работник в процессе выполнения трудовых обязанностей;
- порядок выполнения трудовой функции водителя другими работниками, если он отсутствует на рабочем месте;
- требования к кандидату на должность водителя (например, наличие прав определенной категории, необходимого стажа вождения);
- перечень знаний водителя, необходимых для осуществления трудовой деятельности (как правило, это знание ПДД, устройства автомобиля, правил содержания транспортного средства, способов диагностики автомобиля, порядка его техобслуживания);
- какими НПА должен руководствоваться водитель в процессе выполнения трудовых обязанностей.
Раздел инструкции «Общие положения»
- своевременно подавать транспортное средство для руководства и иных сотрудников в соответствии с установленным графиком или распоряжениями руководства;
- следить за техническим состоянием легкового служебного автомобиля;
- обеспечивать сохранность транспортного средства и имущества, располагающегося в нем;
- осуществлять поездки на служебном легковом автомобиле при условии внимательного соблюдения ПДД, обеспечения максимального уровня безопасности пассажиров, а также бережного обращения с автомобилем;
- на регулярной основе осуществлять техобслуживание автомобиля в специализированных точках и сервисных центрах;
- содержать в чистоте салон, кузов, ключевые агрегаты автомобиля с использованием специальных химических средств и инструментов;
- не употреблять перед работой или непосредственно в ходе нее алкогольные напитки, психотропные и иные вещества, которые могут негативно воздействовать на организм, снижать работоспособность или делать невозможным выполнение водителем своих трудовых обязанностей;
- предварительно прорабатывать маршрут следования и согласовывать данный маршрут с другими сотрудниками или руководством;
- своевременно и корректно заполнять путевые листы и иные документы, используемые в работе;
- в установленном порядке передавать служебный легковой автомобиль на стоянку по окончании смены;
- выполнять не противоречащие условиям трудового договора служебные поручения руководства.
